L’essentielEn bref
- Un commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine (article L123-12 du Code de commerce), ce qui inclut le stock.
- Dans beaucoup de PME, cet inventaire passe par un fichier Excel imprimé, rempli au stylo puis ressaisi : c’est là que naissent beaucoup d’erreurs.
- Un outil d’inventaire fait compter directement sur téléphone, zone par zone, calcule les écarts au fil du comptage et ne fait recompter que ce qui pose question.
- Pour un petit stock compté en une matinée, le fichier imprimé reste une solution correcte.
Le cadreUne obligation, pas une formalité.
Le Code de commerce impose à tout commerçant de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. Pour une entreprise qui a du stock, cela veut dire le compter et le valoriser, le plus souvent à la clôture de l’exercice.
Le même code demande que les documents comptables, dont ceux relatifs à l’inventaire, soient tenus sans blanc ni altération, et que les documents comptables et leurs pièces justificatives soient conservés dix ans. Un fichier modifié après coup, sans trace de qui a changé quoi, est une base fragile pour justifier un chiffre.
Pour les modalités propres à votre entreprise (date, méthode de valorisation, inventaire tournant), votre expert-comptable reste l’interlocuteur. Cette page ne remplace pas son avis.
Le fichier typeLes colonnes d’une feuille de comptage.
Le fichier d’inventaire est souvent un export du fichier de stock, auquel on ajoute des colonnes vides à remplir sur place.
| Colonne | À quoi elle sert | Dans l’outil d’inventaire |
|---|---|---|
| Zone ou allée | Répartir le comptage entre les équipes | Des zones attribuées, avec leur état : à compter, comptée, validée |
| Référence et désignation | Retrouver l’article sur l’étagère | Un scan du code-barres, ou une recherche par photo et désignation |
| Quantité théorique | Ce que dit le fichier de stock | Masquée au compteur, pour un comptage à l’aveugle |
| Quantité comptée | Remplie au stylo, puis ressaisie | Saisie sur téléphone, enregistrée tout de suite |
| Écart | Formule : compté moins théorique | Calculé en direct, avec un seuil qui déclenche un recomptage |
| Valeur | Quantité multipliée par le prix d’achat | Une valorisation selon la méthode retenue avec l’expert-comptable |
| Compteur et visa | Des initiales en bas de la feuille | Le nom du compteur et l’heure, sur chaque ligne |
Ce qui coinceLe jour de l’inventaire, avec un fichier imprimé.
Les feuilles datent de la veille
Un article reçu le matin même n’y figure pas. Il est noté dans la marge, ou oublié.
Tout est saisi deux fois
Au stylo dans l’entrepôt, puis au clavier au bureau. La ressaisie prend des heures, et chaque chiffre mal lu devient un écart.
Le stock bouge pendant le comptage
Une livraison arrive, une commande part : sans gel des mouvements, l’écart mesuré ne veut plus rien dire.
Les écarts se voient trop tard
On les découvre une fois tout ressaisi, quand les équipes sont reparties. Recompter, c’est tout relancer.
Une zone oubliée, une autre comptée deux fois
Sans suivi des zones, rien ne garantit que tout a été compté, ni par qui.
La valeur se reconstruit à la main
Prix d’achat à jour, articles sans prix, unités différentes : l’état valorisé se refait dans un nouvel onglet pour l’expert-comptable.
Avec l’outilUn inventaire, du début à la fin.
Voici comment se déroule une journée d’inventaire une fois le fichier remplacé.
- 1
Préparer les zones
L’outil découpe le stock en zones et les attribue aux équipes. Les mouvements sont gelés pendant le comptage, ou isolés s’il faut continuer à livrer.
- 2
Compter sur téléphone
Chaque compteur scanne et saisit les quantités de sa zone, sans voir la quantité attendue.
- 3
Recompter seulement ce qui s’écarte
Au-delà du seuil fixé avec vous, la ligne repart en recomptage, confiée à une autre personne.
- 4
Valider et figer
Le responsable valide les écarts, avec un motif quand il le faut. Le stock est corrigé, l’inventaire est daté et ne bouge plus.
- 5
Transmettre
L’état valorisé part chez l’expert-comptable dans le format qu’il demande, avec le détail des écarts.
Rester sur ExcelQuand le fichier imprimé reste un bon choix.
- Un petit stock, compté par deux personnes en une matinée, avec peu de références
- Un seul comptage par an, sans inventaire tournant ni recomptage
- Un fichier de stock déjà fiable, où les écarts restent faibles d’une année sur l’autre
- Aucun lien nécessaire avec un logiciel de ventes ou de production
- Dans les autres cas, l’inventaire gagne à vivre dans l’outil de gestion de stock : on compte là où les mouvements sont enregistrés
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur l’inventaire
Peut-on compter dans un entrepôt sans réseau ?
Oui. Les comptages sont enregistrés sur le téléphone et envoyés dès que la connexion revient. Nous vérifions la couverture des zones avant le premier inventaire.
Un inventaire tournant peut-il remplacer le comptage annuel ?
Peut-être, mais c’est une décision à prendre avec votre expert-comptable, et avec votre commissaire aux comptes si vous en avez un. L’outil sait organiser les deux : des comptages réguliers par zone, et un inventaire complet à la clôture.
Plusieurs équipes peuvent-elles compter en même temps ?
Oui, c’est même le cas courant : chaque équipe a ses zones, l’outil empêche de compter deux fois la même et montre l’avancement global en direct.
Que reçoit l’expert-comptable ?
Un état du stock valorisé à la date d’inventaire, le détail des écarts et leurs motifs, au format tableur ou dans celui de son logiciel. Les chiffres viennent de l’outil, pas d’un onglet refait à la main.
Pour aller plus loin
Sources
Vérifiées le 16 octobre 2026.
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