Outils RH · Arrivée des salariés

Une arrivée réussie,c’est une liste que personne n’oublie.

Q: L’outil fait-il la déclaration préalable à l’embauche ?

Il la prépare et en suit l’échéance. La déclaration se fait sur le site de l’Urssaf (ou de la MSA pour le régime agricole), ou par votre logiciel de paie s’il la transmet ; l’accusé de réception est ensuite rattaché à la fiche du salarié.

Q: Le nouveau salarié peut-il remplir ses informations avant d’arriver ?

Oui, après la signature du contrat, dans un espace qui ne montre que ses pièces à fournir et son programme d’arrivée.

Q: Peut-on prévoir des parcours différents ?

Oui : un parcours par métier, par site ou par type de contrat (CDI, CDD, alternance, stage). Les formalités diffèrent selon les cas ; vous les fixez avec vos RH ou votre conseil.

Q: Et le départ d’un salarié ?

C’est le même outil, à l’envers : comptes désactivés, matériel rendu, sortie du registre du personnel, documents de fin de contrat à préparer.

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Mis à jour le 16 octobre 2026 · Par l’équipe KLYRA

L’essentiel

En bref

L’arrivée d’un salarié mobilise plusieurs personnes : les RH pour les formalités, le manager pour le poste, l’informatique pour les comptes et le matériel, parfois les services généraux.
Plusieurs étapes ont une échéance légale : la déclaration préalable à l’embauche avant la prise de poste, un document d’information remis au plus tard le 7e jour calendaire puis à un mois, la visite d’information et de prévention dans les trois mois.
Un outil d’arrivée transforme ces étapes en tâches datées, confiées à la bonne personne et suivies jusqu’à la fin de la période d’essai.
Pour quelques embauches par an, une liste de contrôle partagée fait l’affaire.

Les obligations

Ce que l’employeur doit faire, et quand.

Formalités générales du secteur privé, d’après Service-Public.fr (fiche vérifiée le 1er juin 2026) et le Code du travail sur Légifrance, relus le 16 octobre 2026. Votre convention ou votre situation (salarié étranger, mineur, travail de nuit) peut en ajouter. Cette page ne remplace pas l’avis d’un juriste ou de votre gestionnaire de paie.

Formalité	Ce que dit le texte	Ce que fait l’outil
Déclaration préalable à l’embauche	Transmise au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche, et avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai. Une copie de la déclaration ou de l’accusé de réception est remise au salarié, sauf si son contrat écrit mentionne l’organisme destinataire (Service-Public.fr).	Crée la tâche à la signature, avec sa date limite, et rattache l’accusé à la fiche du salarié.
Document d’information	L’employeur remet par écrit les informations principales de la relation de travail (art. L1221-5-1). Identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, période d’essai, rémunération, durée du travail… au plus tard le 7e jour calendaire ; formation, congés, procédure de rupture, conventions collectives, protection sociale… au plus tard un mois après l’embauche (art. R1221-34 et suivants).	Prépare les deux documents depuis la fiche et suit les deux échéances.
Registre du personnel	Le salarié est inscrit sur le registre du personnel, tenu dès le premier salarié (Service-Public.fr). Les mentions sont conservées cinq ans à compter de son départ (art. R1221-26, rappelé par la CNIL).	Inscrit le salarié à son arrivée, enregistre sa sortie au départ et gère la durée de conservation.
Visite d’information et de prévention	Tout travailleur en bénéficie dans un délai qui n’excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste (art. R4624-10). Certains postes relèvent d’un examen d’aptitude à la place (Service-Public.fr).	Rappelle la demande au service de santé au travail et garde la date de l’attestation.
Entretien de parcours professionnel	Le salarié est informé à l’embauche qu’il bénéficiera d’un entretien de parcours professionnel au cours de sa première année (art. L6315-1).	Crée l’échéance dans l’outil d’entretiens professionnels.
Salarié étranger	L’employeur vérifie que le salarié dispose d’un titre l’autorisant à travailler (Service-Public.fr).	Ajoute la vérification à la liste, et la date d’expiration du titre aux rappels des RH.

Le parcours

De la signature à la fin de la période d’essai.

1
La fiche d’arrivée
Créée dès la signature : poste, date d’arrivée, manager, type de contrat, site. Tout le reste en découle.
2
Les formalités
Déclaration préalable, contrat, document d’information, registre : chaque tâche a son responsable et sa date limite.
3
Les comptes
Le compte dans l’annuaire de l’entreprise, la messagerie, les logiciels et les droits d’accès, choisis selon le poste et prêts pour le premier jour.
4
Le matériel
Ordinateur, téléphone, badge, véhicule, équipements de protection : préparés avant l’arrivée, remis contre signature.
5
Le premier jour
Un programme connu à l’avance : accueil, présentation de l’équipe, consignes de sécurité, documents à lire et à signer.
6
Les premières semaines
Formation au poste, points réguliers avec le manager, visite d’information et de prévention demandée.
7
La fin de la période d’essai
Un rappel au manager avant l’échéance, un point formalisé, une décision enregistrée.

Les écrans

Chacun sa liste, tout le monde la même date.

Le nouveau salarié

Avant d’arriver : les pièces à fournir, le livret d’accueil, le programme du premier jour. Ensuite : ses rendez-vous et ses formations.

Le manager

Ses tâches pour chaque arrivée : préparer le poste, désigner un référent, tenir les points prévus, décider à la fin de la période d’essai.

Les RH

Toutes les arrivées à venir, les échéances légales en retard ou proches, les pièces reçues et celles qui manquent.

L’informatique et les services généraux

Les comptes à créer et le matériel à préparer, avec la date à laquelle tout doit être prêt.

Les connexions

L’arrivée alimente le reste de vos outils.

L’annuaire de l’entreprise (Microsoft 365 ou Google Workspace) : le compte est créé depuis la fiche, dans les bons groupes
Le logiciel de paie : la fiche du salarié y est exportée, sans ressaisie
La signature électronique, si vous en utilisez une, pour le contrat et la remise du matériel
L’outil de [gestion des congés](/outils-rh/gestion-des-conges) : les compteurs s’ouvrent à l’arrivée, et les congés peuvent être pris dès l’embauche, dans le respect de la période de prise, de l’ordre des départs et des règles de fractionnement (art. L3141-12)
Le départ, en miroir : comptes désactivés, matériel rendu, sortie du registre

Données personnelles

Demander ce qu’il faut, au moment où il le faut.

Le référentiel de la CNIL sur la gestion du personnel demande de ne collecter que les données dont l’employeur a réellement besoin, et seulement à partir du moment où ce besoin se concrétise. Son exemple : le numéro de sécurité sociale est justifié à la conclusion du contrat, pas avant la validation de la candidature.

L’outil demande donc les pièces après la signature, et les répartit par profil : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires et titre de travail ne se voient que des RH ; le manager voit le parcours, l’informatique voit les comptes. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé de l’introduction d’un traitement automatisé de gestion du personnel (art. L2312-38).

Choisir

Liste partagée, logiciel RH ou outil sur mesure ?

Critère	Liste de contrôle partagée	Module d’intégration d’un logiciel RH	Outil sur mesure
Pour qui	Quelques embauches par an	Des embauches régulières, des parcours courants	Des parcours par métier, par site, par type de contrat
Échéances légales	À surveiller soi-même	Selon le paramétrage prévu par l’éditeur	Calculées depuis la date d’arrivée et suivies
Informatique et matériel	Un mail à l’informatique	Selon les connexions prévues	Comptes et matériel commandés depuis la fiche
Quand le choisir	Une personne gère toutes les arrivées	Votre intégration suit un modèle courant	L’arrivée touche plusieurs services et plusieurs de vos outils

Être honnête

Quand une liste suffit.

Quelques embauches par an, gérées par la même personne
Un gestionnaire de paie externe qui prend déjà en charge les formalités d’embauche
Un logiciel RH en place avec un module d’intégration que personne n’a encore ouvert
Pas de parcours défini : écrivez d’abord ce qui doit se passer, et qui le fait. L’outil viendra après

Questions fréquentes

Les questions qu'on nous pose sur un outil d’arrivée des salariéset nos réponses

L’outil fait-il la déclaration préalable à l’embauche ?

Il la prépare et en suit l’échéance. La déclaration se fait sur le site de l’Urssaf (ou de la MSA pour le régime agricole), ou par votre logiciel de paie s’il la transmet ; l’accusé de réception est ensuite rattaché à la fiche du salarié.

Le nouveau salarié peut-il remplir ses informations avant d’arriver ?

Oui, après la signature du contrat, dans un espace qui ne montre que ses pièces à fournir et son programme d’arrivée.

Peut-on prévoir des parcours différents ?

Oui : un parcours par métier, par site ou par type de contrat (CDI, CDD, alternance, stage). Les formalités diffèrent selon les cas ; vous les fixez avec vos RH ou votre conseil.

Et le départ d’un salarié ?

C’est le même outil, à l’envers : comptes désactivés, matériel rendu, sortie du registre du personnel, documents de fin de contrat à préparer.

Cette page couvre-t-elle toutes nos obligations ?

Non. Elle présente les formalités générales vérifiées le 16 octobre 2026 ; elle ne remplace pas l’avis d’un juriste ou de votre gestionnaire de paie, surtout pour un salarié étranger, un mineur ou un poste à risques.

Pour aller plus loin

Sources

Vérifiées le 16 octobre 2026.

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