L’essentielEn bref
- Le fichier de congés est souvent un calendrier annuel : une ligne par salarié, une case par jour, et quelques colonnes de compteurs en bout de ligne.
- Il devient fragile quand l’équipe grandit : les demandes arrivent par mail, les compteurs se corrigent à la main, et les règles d’acquisition, par exemple pendant un arrêt maladie, sont rarement intégrées aux formules.
- Un outil de gestion des congés reçoit les demandes, organise la validation, tient les compteurs à jour et montre qui est présent, équipe par équipe.
- Nous avons déjà construit des outils de ce type, avec télétravail et déplacements selon les besoins. Pour une petite équipe, un calendrier partagé suffit souvent.
Le fichier typeCe que contient le fichier des congés.
| Partie du fichier | Comment elle est tenue | Dans un outil de congés |
|---|---|---|
| Calendrier annuel | Une ligne par salarié, douze onglets ou un très long onglet | Un calendrier d’équipe, filtrable par service ou par site |
| Codes | CP, RTT, M, TT, F, en lettres ou en couleurs | Des types d’absence, chacun avec ses règles |
| Acquis | Saisis en début de période, corrigés à la main | Calculés chaque mois selon vos règles |
| Pris et solde | Une formule qui compte les cases colorées | Des compteurs à jour, visibles par chaque salarié |
| Demandes | Des mails, ou un mot au responsable | Une demande en ligne, acceptée ou refusée avec un motif |
| Report de l’année précédente | Une colonne ajoutée à chaque nouvelle période | Un report suivi, avec sa date limite |
Les règlesCe que le fichier doit savoir calculer.
Quelques règles générales du secteur privé, telles que les présente Service-Public.fr. Votre convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir d’autres dates ou des droits plus favorables.
Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. Pendant un arrêt maladie d’origine non professionnelle, il en acquiert aussi, dans la limite de 2 jours ouvrables par mois. Celui qui n’a pas pu prendre ses congés à cause d’un arrêt maladie bénéficie d’une période de report de 15 mois.
Les congés se prennent sur une période qui comprend dans tous les cas le 1er mai au 31 octobre. Les salariés en sont informés au moins 2 mois avant son ouverture, et l’ordre des départs est communiqué à chacun au moins 1 mois à l’avance. Sur cette période, le salarié prend un congé d’au moins 12 jours ouvrables, en continu.
Un fichier Excel peut appliquer ces règles, à condition que ses formules soient justes et tenues à jour. Un outil les applique à tout le monde de la même façon, et garde la trace de chaque calcul. Cette page ne remplace pas l’avis d’un juriste ou de votre gestionnaire de paie.
Ce qui coincePourquoi les compteurs finissent toujours faux.
Les demandes sont éparpillées
Mail, message, mot glissé dans un couloir : la demande existe, mais pas toujours dans le fichier.
Chaque cas particulier écrase une formule
Un arrêt, un temps partiel, une arrivée en cours de mois : on corrige la cellule à la main, et la formule disparaît.
Ouvrables ou ouvrés ?
Le fichier compte des cases colorées. Selon que l’entreprise décompte en jours ouvrables ou ouvrés, le samedi compte ou non, et le solde change.
Tout le service part la même semaine
Rien ne signale qu’une équipe se vide. On le découvre en regardant la grille, si quelqu’un la regarde.
Le salarié ne connaît pas son solde
Il demande au bureau, qui ouvre le fichier, recompte, et répond le lendemain.
La paie reçoit les absences en retard
Les absences du mois sont relevées dans le fichier et envoyées au gestionnaire de paie, avec les oublis du mois précédent.
L’outil qui le remplaceLes écrans d’un outil de gestion des absences.
- La demande en ligne : dates, type d’absence, solde affiché avant l’envoi
- La validation par le responsable, puis par les RH si vous le souhaitez, avec une notification à chaque étape
- Le calendrier d’équipe, avec un seuil de présence minimum par service
- Les compteurs calculés selon vos règles : acquisition, report, jours ouvrables ou ouvrés
- Le télétravail et les déplacements dans le même calendrier, si vous les suivez
- La connexion avec les comptes de l’entreprise, Microsoft ou Google, sans nouveau mot de passe
- L’export des absences vers votre logiciel de paie ou votre gestionnaire
ChoisirLogiciel RH du marché ou outil sur mesure ?
Pour une équipe d’une dizaine de personnes, un calendrier partagé et un responsable qui valide suffisent. Au-delà, les logiciels RH du marché gèrent bien les congés standards, et c’est souvent la bonne réponse.
Le sur mesure se justifie quand vos règles sortent du cadre : cycles de travail particuliers, absences propres à votre convention, plusieurs entités, exigences de sécurité ou d’hébergement, ou quand les absences doivent alimenter votre planning des équipes. Nous avons déjà construit des outils de ce type, qui réunissent par exemple circuit de validation, connexion avec les comptes de l’entreprise, suivi du télétravail et des déplacements.
MigrerChanger d’outil sans fausser les soldes.
- 1
Choisir la date de bascule
Idéalement au début d’une période d’acquisition, sinon au début d’un mois, pour que les compteurs partent d’une base nette.
- 2
Écrire vos règles
Convention collective, accords, usages : nous listons avec vous les types d’absence et leurs règles, avant d’en faire des calculs.
- 3
Reprendre les soldes vérifiés
Chaque solde repris est comparé au dernier bulletin de paie. Un écart se règle avant l’import, pas après.
- 4
Importer les absences déjà posées
Les congés validés pour les mois à venir sont repris, pour que le calendrier d’équipe soit juste dès le premier jour.
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur la gestion des congés et des absences
L’outil gère-t-il notre convention collective ?
Oui, ses règles deviennent celles de l’outil : jours supplémentaires, ancienneté, fractionnement, absences propres à votre branche. Nous les écrivons avec vous et votre gestionnaire de paie.
Les salariés voient-ils les absences des autres ?
Vous choisissez. En général, chacun voit qui est absent dans son équipe, sans le motif ; le responsable et les RH voient le détail.
Faut-il créer un nouveau mot de passe ?
Non, si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace : la connexion passe par le compte de l’entreprise, et désactiver ce compte au départ d’un salarié coupe aussi son accès à l’outil.
Les absences peuvent-elles alimenter le planning ?
Oui : une absence validée bloque les jours concernés dans le planning des équipes, sans qu’on ait à colorer la case.
Pour aller plus loin
Sources
Vérifiées le 16 octobre 2026.
Diagnostic · 30 min · Sans engagement
Votre fichier de congés, remis d’aplomb
30 minutes pour regarder vos règles et votre fichier, et vous dire si un logiciel RH du marché vous suffit ou s’il faut un outil à vous.
Gratuit ⸱ Sans engagement ⸱ Réponse sous 24h