Outils RH · Gestion des congés

Un outil de congésqui suit votre circuit de validation.

Q: L’outil applique-t-il la loi de 2024 sur les arrêts maladie ?

Oui. Un arrêt pour maladie non professionnelle ouvre droit à 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 par période de référence, et les congés empêchés par la maladie bénéficient d’un report de 15 mois.

Q: L’outil remplace-t-il le logiciel de paie ?

Non. Il prépare les absences du mois et les transmet à la paie, par un fichier au bon format ou par une connexion directe quand le logiciel le permet. Le calcul de l’indemnité de congés reste dans la paie.

Q: Peut-on y ajouter le télétravail ou les déplacements ?

Oui. Le circuit est le même : demande, validation, notification, export. Le télétravail ou un ordre de mission deviennent d’autres types de demande, dans le même calendrier.

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Mis à jour le 16 octobre 2026 · Par l’équipe KLYRA

L’essentiel

En bref

Un outil de gestion des congés sur mesure reprend votre circuit réel : qui valide, dans quel ordre, qui remplace qui, et ce qui se passe quand le valideur est absent.
Il applique les règles du Code du travail (2,5 jours ouvrables acquis par mois de travail effectif, au moins 12 jours ouvrables continus pris entre le 1er mai et le 31 octobre à défaut d’accord, jours de fractionnement, acquisition pendant un arrêt maladie) et celles de votre convention ou de vos accords, quand ils en prévoient d’autres.
Chaque profil a son écran : le salarié demande et suit ses soldes, le manager décide en voyant son équipe, les RH tiennent les compteurs et envoient les absences à la paie.
Avec des règles standard et une petite équipe, un logiciel RH du marché ou le module de votre logiciel de paie fait l’affaire. Le sur mesure se justifie quand votre organisation sort de leurs cases.

Le circuit

Une demande de congé, du clic jusqu’à la paie.

Vos congés vivent encore dans un tableur ? La page remplacer le fichier Excel de congés traite de la sortie du fichier. Ici, on part du circuit : chaque étape est une règle que vous fixez.

1
Le salarié demande
Dates, demi-journées, type d’absence. Il voit son solde après la demande, et l’outil le prévient si son équipe est déjà réduite sur la période.
2
Il désigne son remplaçant
Si votre organisation le prévoit. L’outil vérifie que le remplaçant n’est pas absent aux mêmes dates et lui demande de confirmer.
3
Premier niveau : le manager
Il voit la demande avec le calendrier de son équipe. Il accepte, ou refuse avec un motif que le salarié lit dans l’outil.
4
Deuxième niveau, si la règle le prévoit
Direction de site, RH, associé : selon la durée, le type d’absence ou la période. L’aiguillage est écrit dans l’outil, pas dans la tête de celui qui sait.
5
Le valideur est absent
La demande passe à son délégataire, ou au niveau supérieur après le délai que vous fixez. Personne ne valide sa propre demande.
6
Tout le monde est prévenu
Le salarié, le remplaçant, l’équipe (sans le motif) et les agendas. Une demande qui attend déclenche un rappel.
7
Annuler ou modifier
Le salarié annule ou modifie avant son départ, et la demande repasse en validation. Côté employeur, l’outil signale une modification tardive et demande un motif.
8
Clôturer le mois et l’envoyer à la paie
Les RH vérifient les absences validées du mois, puis les exportent au format de votre logiciel de paie. Une absence modifiée après la clôture ressort en régularisation le mois suivant.

Les règles

Les règles que l’outil applique, et d’où elles viennent.

Règles générales du secteur privé, d’après le Code du travail sur Légifrance et Service-Public.fr, vérifiés le 16 octobre 2026. Plusieurs ne s’appliquent qu’« à défaut d’accord » : votre convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir autre chose, et l’outil applique alors votre texte. Cette page ne remplace pas l’avis d’un juriste, de votre expert-comptable ou de votre gestionnaire de paie.

Règle	Ce que dit le texte	Ce que fait l’outil
Acquisition	Le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables (art. L3141-3). Certaines périodes sont assimilées à du travail effectif : congé de maternité, accident du travail… (art. L3141-5).	Crédite les compteurs chaque mois, en comptant les périodes assimilées.
Période de référence	Du 1er juin au 31 mai, à défaut d’accord qui fixe un autre point de départ (art. R3141-4 et L3141-10). Le 1er avril dans les professions affiliées à une caisse de congés payés.	Ouvre et clôt les périodes à vos dates, et sépare les jours acquis des jours en cours d’acquisition.
Période de prise	Elle comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre (art. L3141-13). L’employeur la porte à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture (art. D3141-5).	Publie la période de prise et rappelle aux RH la date limite pour l’annoncer.
Ordre des départs	Fixé par accord, ou à défaut par l’employeur, après avis du CSE le cas échéant, en tenant compte de la situation de famille, de l’ancienneté et d’une activité chez un autre employeur (art. L3141-15 et L3141-16). Il est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (art. D3141-6). Conjoints et partenaires de PACS d’une même entreprise ont droit à un congé simultané (art. L3141-14).	Classe les demandes concurrentes selon vos critères et garde la trace de l’arbitrage.
Modification des dates	À défaut d’accord, l’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (art. L3141-16).	Signale toute modification dans ce délai et en exige le motif.
Congé principal	Un congé de 12 jours ouvrables au plus doit être continu (art. L3141-18). Le congé pris en une seule fois ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables, sauf dérogations individuelles (art. L3141-17). Au-delà de 12 jours, il peut être fractionné avec l’accord du salarié, sauf si le congé a lieu pendant la fermeture de l’établissement ; une des fractions compte au moins 12 jours ouvrables continus, compris entre deux jours de repos hebdomadaire (art. L3141-19).	Vérifie chaque demande d’été contre ces seuils et recueille l’accord du salarié quand il est requis.
Jours de fractionnement	À défaut d’accord : 2 jours ouvrables de plus quand au moins 6 jours du congé principal sont pris hors du 1er mai au 31 octobre, 1 jour quand il y en a 3 à 5. On peut y déroger par accord individuel du salarié (art. L3141-23).	Calcule ces jours en fin de période, et enregistre la renonciation du salarié quand elle existe.

Arrêt maladie

Ce que la loi du 22 avril 2024 a changé dans les compteurs.

C’est la règle la plus récente : un fichier ou un outil construit avant 2024 risque de ne pas l’appliquer (loi n° 2024-364 du 22 avril 2024).

On acquiert des congés pendant un arrêt

Un arrêt pour maladie ou accident sans caractère professionnel ouvre droit à 2 jours ouvrables de congé par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence (art. L3141-5-1). Un accident du travail ou une maladie professionnelle reste assimilé à du travail effectif.

Un report de 15 mois

Le salarié qui n’a pas pu prendre ses congés pour cause de maladie ou d’accident bénéficie d’une période de report de 15 mois. Elle débute quand il reçoit, après sa reprise, l’information de l’employeur (art. L3141-19-1). Un accord d’entreprise ou de branche peut fixer une durée plus longue (art. L3141-21-1).

Les arrêts d’au moins un an

Pour les congés acquis pendant un arrêt, si le contrat est suspendu depuis au moins un an à la fin de la période de référence, le report démarre à cette date. À la reprise, s’il court encore, il est suspendu jusqu’à l’information du salarié (art. L3141-19-2).

L’information dans le mois

Dans le mois qui suit la reprise, l’employeur porte à la connaissance du salarié ses jours de congé disponibles et la date jusqu’à laquelle il peut les prendre, par tout moyen conférant date certaine, notamment le bulletin de paie (art. L3141-19-3). L’outil prépare l’information et rappelle l’échéance.

Les écrans

Un écran par profil, rien de plus que nécessaire.

Le salarié

Ses compteurs : acquis, en cours d’acquisition, reportés avec leur date limite. Ses demandes et leur état, sur téléphone comme sur ordinateur.

Le manager

Les demandes à traiter, avec le calendrier de l’équipe et le seuil de présence du service. Les soldes de l’équipe, pour voir venir les reliquats. Son délégataire quand il part.

Les RH

Les compteurs et leurs règles. Les corrections manuelles, avec motif et trace. La période de prise, l’ordre des départs, les retours d’arrêt, la clôture du mois.

Les connexions

L’outil se branche sur ce que vous avez déjà.

L’annuaire de l’entreprise : connexion avec le compte Microsoft 365 ou Google Workspace, sans nouveau mot de passe ; le rattachement au manager y est lu s’il est tenu à jour
Le logiciel de paie : un fichier d’absences au format qu’il importe, ou une connexion directe s’il en propose une. Nous vérifions ce qu’il accepte avant de nous engager
Le gestionnaire de paie externe : un accès limité à l’export du mois, sur le principe d’un portail client
Les agendas et le [planning](/remplacer-excel/planning-des-equipes) : une absence validée y apparaît, sans le motif, et bloque les jours concernés

Données personnelles

Qui voit quoi, et combien de temps on garde.

La CNIL a publié un référentiel relatif à la gestion du personnel (adopté le 21 novembre 2019, modifié le 23 mai 2022). Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions accèdent aux données, dans la stricte limite de leurs attributions : par exemple les personnes chargées de la gestion du personnel ou de la paie, et les supérieurs hiérarchiques des salariés concernés. Les habilitations doivent être documentées, et les accès tracés.

Dans l’outil : le manager voit les absences de son équipe, les RH voient tout, un collègue voit au plus qu’une personne est absente. Pour un arrêt, la nature (maladie ou accident du travail) suffit au calcul : l’outil n’enregistre ni diagnostic ni pièce médicale, et le motif ne se voit que des RH.

Le référentiel prévoit de conserver les données liées au contrat pendant la relation de travail, sauf texte contraire, puis en archives intermédiaires à accès restreint quand une obligation ou un contentieux possible le justifie. Le référentiel de la CNIL sur les durées de conservation en ressources humaines (mis à jour le 20 mai 2026) rappelle aussi des durées obligatoires, par exemple au moins 6 ans pour les pièces nécessaires au calcul de l’assiette des cotisations, à compter de leur établissement ou de leur réception (art. L243-16 du Code de la sécurité sociale).

L’outil applique les durées que vous retenez avec votre délégué à la protection des données : archivage au départ du salarié, suppression à l’échéance.

Choisir

Logiciel RH, module de paie ou outil sur mesure ?

Trois réponses, chacune juste dans un cas précis. Les possibilités varient d’un éditeur à l’autre : vérifiez-les sur votre cas.

Critère	Logiciel RH du marché	Module congés du logiciel de paie	Outil sur mesure
Ce qu’il fait bien	Congés et d’autres process RH, dans un produit que l’éditeur fait évoluer	Les absences arrivent dans la paie, sans export	Votre circuit et vos règles, tels qu’ils sont
Règles de votre convention	Paramétrables dans les limites prévues par l’éditeur	Celles que le logiciel de paie sait calculer	Écrites une à une, même les plus particulières
Circuit de validation	Celui que le paramétrage permet	Variable selon l’éditeur	Le vôtre : niveaux, remplaçants, délégations, exceptions
Liens avec vos autres outils	Ceux prévus par l’éditeur	Le périmètre du logiciel de paie	Planning, télétravail, déplacements, outils maison
Ce que vous payez	Un abonnement	Selon l’éditeur, inclus ou en option	Un développement puis sa maintenance ; le code et les données sont à vous
Quand le choisir	Vos règles sont standard et vous voulez d’autres modules RH	Votre paie est faite en interne et le module couvre vos règles	Les deux autres vous obligent à contourner l’outil

Être honnête

Quand ne pas faire un outil de congés sur mesure.

Une équipe de quelques personnes : un agenda partagé, une validation par mail et des soldes notés chaque mois suffisent
Des règles standard : le Code du travail, une convention sans particularité, un seul niveau de validation. Un logiciel RH du marché le fait très bien
Votre logiciel de paie a un module congés, ou votre gestionnaire de paie propose un espace salarié : commencez par là
Vous cherchez un SIRH complet (entretiens, formation, recrutement) : un logiciel du marché couvre plus large
Vos règles ne sont pas écrites : commencez par là. Un outil applique une règle, il ne tranche pas un désaccord sur la lecture de votre convention

Questions fréquentes

Les questions qu'on nous pose sur un outil de gestion des congés sur mesureet nos réponses

Un outil sur mesure peut-il appliquer notre convention collective ?

Oui, règle par règle : jours d’ancienneté, période de référence, fractionnement, report. Chaque règle devient un calcul testé sur des cas réels avec votre gestionnaire de paie. Quand le texte se prête à plusieurs lectures, c’est à vous et à votre conseil de trancher.

L’outil applique-t-il la loi de 2024 sur les arrêts maladie ?

Oui. Un arrêt pour maladie non professionnelle ouvre droit à 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 par période de référence, et les congés empêchés par la maladie bénéficient d’un report de 15 mois.

L’outil remplace-t-il le logiciel de paie ?

Non. Il prépare les absences du mois et les transmet à la paie, par un fichier au bon format ou par une connexion directe quand le logiciel le permet. Le calcul de l’indemnité de congés reste dans la paie.

Peut-on y ajouter le télétravail ou les déplacements ?

Oui. Le circuit est le même : demande, validation, notification, export. Le télétravail ou un ordre de mission deviennent d’autres types de demande, dans le même calendrier.

Cette page suffit-elle pour paramétrer nos règles ?

Non. Elle présente les règles générales du secteur privé, vérifiées le 16 octobre 2026 ; elle ne remplace pas l’avis d’un juriste, de votre expert-comptable ou de votre gestionnaire de paie, qui connaissent votre convention et vos accords.

Pour aller plus loin

Sources

Vérifiées le 16 octobre 2026.

Diagnostic · 30 min · Sans engagement

Votre circuit de congés, dessiné avec vous

30 minutes pour poser votre circuit de validation et vos règles, et vous dire franchement si un logiciel du marché les tient ou s’il vous faut un outil à vous.