L’essentielEn bref
- Un fichier de stock Excel tient tant que chaque entrée et chaque sortie sont saisies le jour même, par une personne attentive.
- Il décroche dès que plusieurs personnes se servent dans le stock : des sorties sont oubliées, le chiffre affiché s’éloigne de l’étagère, et l’on commande trop tard ou en trop.
- Un outil de gestion de stock enregistre chaque mouvement au moment où il a lieu, souvent par un scan depuis un téléphone, sépare le stock physique du stock disponible et propose les réapprovisionnements.
- Pour quelques centaines de références qui bougent peu, tenues par une seule personne, Excel reste raisonnable.
Le fichier typeLes onglets d’un fichier de stock.
Les fichiers de stock suivent presque tous le même plan : une liste d’articles, des mouvements, et une formule qui fait la différence.
| Onglet | Colonnes habituelles | Ce qu’il devient |
|---|---|---|
| Articles | Référence, désignation, fournisseur, prix d’achat, unité, emplacement | Un catalogue d’articles avec photos, codes-barres et plusieurs fournisseurs |
| Entrées | Date, référence, quantité, numéro du bon de livraison | Une réception rapprochée de la commande fournisseur |
| Sorties | Date, référence, quantité, client ou chantier, nom de la personne | Une sortie scannée, affectée à une commande, un chantier ou un véhicule |
| Stock | Une formule SOMME.SI : entrées moins sorties | Un stock calculé en continu, emplacement par emplacement |
| Seuils | Un stock minimum par article, cellule rouge en dessous | Des seuils qui déclenchent une suggestion de commande |
| Commandes en cours | Ce qui a été commandé et pas encore reçu | Des commandes fournisseurs suivies jusqu’à la réception |
Ce qui coincePourquoi le fichier et l’étagère divergent.
Les sorties ne sont pas saisies
On prend une pièce pour dépanner, on la notera plus tard. Plus tard n’arrive pas, et le fichier affiche un stock qui n’existe plus.
Réservé n’est pas disponible
Le fichier montre ce qui est sur l’étagère, pas ce qui est déjà promis à une commande. Deux commerciaux vendent la même pièce.
Une référence, trois noms
« Vis inox 6x40 », « vis 6*40 inox », « VIS-INOX-640 » : chaque doublon fausse le stock des deux autres.
Le fichier ralentit
Des milliers de lignes de mouvements et des formules qui recalculent tout à chaque saisie : le fichier rame, puis on le découpe par année et l’historique se perd.
Le réassort se fait au jugé
Les seuils existent, mais personne ne relit la colonne rouge chaque matin. La rupture se découvre au moment de servir le client.
Personne ne sait qui a pris quoi
Quand une quantité manque, impossible de retrouver le mouvement oublié : le fichier ne garde ni l’auteur ni l’heure de la saisie.
L’outil qui le remplaceCe que fait un outil de gestion de stock sur mesure.
- Le scan des mouvements depuis un téléphone ou une douchette, au moment où la pièce entre ou sort
- Trois chiffres par article : stock physique, stock réservé, stock disponible
- Plusieurs emplacements : dépôt, atelier, véhicules, chantiers, et les transferts entre eux
- Les seuils et les suggestions de commande, regroupées par fournisseur
- L’historique de chaque mouvement : qui, quand, pour quelle commande
- La valorisation du stock selon la méthode retenue avec votre expert-comptable
- Le lien avec vos ventes : un devis accepté réserve les articles, une livraison les sort du stock
- Les comptages ponctuels ou tournants, détaillés sur la page inventaire
ChoisirExcel, logiciel du marché ou outil sur mesure ?
Trois réponses possibles, chacune juste dans un cas précis.
| Critère | Excel partagé | Logiciel de stock ou ERP du marché | Outil sur mesure |
|---|---|---|---|
| Volume | Quelques centaines de références, peu de mouvements | Volumes importants, processus standards | Volumes importants, processus propres à votre activité |
| Utilisateurs | Une ou deux personnes au bureau | Des équipes formées au logiciel | Bureau, magasin et terrain, chacun avec son écran |
| Règles particulières | Gérées de tête | Paramétrées, ou contournées | Écrites dans l’outil : kits, consignes, stock en véhicule, prêt de matériel |
| Liens avec vos outils | Copier-coller | Ceux prévus par l’éditeur | Ceux dont vous avez besoin : boutique en ligne, devis, comptabilité |
| Quand le choisir | Le stock bouge peu et une seule personne le tient | Votre façon de travailler suit le standard | Le standard vous oblige à contourner le logiciel |
Être honnêteAvant de remplacer votre fichier de stock.
Si votre stock tient dans un fichier bien rangé et que l’écart avec l’étagère reste faible à chaque comptage, gardez Excel : protégez les formules, confiez la saisie à une seule personne et comptez régulièrement.
Si votre activité ressemble à celle d’un négoce classique, un ERP du marché comme Odoo couvre souvent le besoin ; nous comparons les deux approches dans notre comparatif avec Odoo. Le sur mesure devient pertinent quand le stock n’est qu’un morceau d’un processus plus large, propre à votre métier.
MigrerReprendre le stock sans repartir de zéro.
- 1
Nettoyer les références
Nous repérons les doublons et les désignations voisines, puis nous fixons avec vous une référence par article.
- 2
Choisir un jour de bascule
Un jour calme, idéalement en fin de mois. Les mouvements s’arrêtent dans le fichier ce jour-là et commencent dans l’outil le lendemain.
- 3
Compter avant d’importer
Le stock de départ vient d’un comptage, pas de la formule du fichier : c’est le moment de remettre les compteurs à la réalité.
- 4
Équiper le magasin en premier
Étiquettes, codes-barres, téléphone ou douchette : nous commençons par l’endroit où les mouvements sont les plus nombreux.
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur la gestion de stock
Faut-il acheter des douchettes ?
Pas forcément. Un téléphone récent lit les codes-barres et les QR codes avec son appareil photo. Une douchette se justifie au magasin, quand les scans s’enchaînent toute la journée.
Une partie de notre stock roule dans les camionnettes : est-ce gérable ?
Oui. Chaque véhicule devient un emplacement, avec ses transferts depuis le dépôt et ses sorties chez les clients. C’est souvent ce qui manque le plus dans un fichier Excel.
L’outil peut-il se brancher sur notre boutique en ligne ?
Oui, si la boutique permet d’échanger des données (une API) : le stock disponible est publié sur le site et les ventes en ligne le décrémentent. Nous vérifions la connexion avant de nous engager.
Peut-on suivre des numéros de lot ou de série ?
Oui, article par article, quand vous en avez besoin : numéro de série pour le matériel suivi, lot et date de péremption pour les produits concernés.
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