L’essentielEn bref
- La note de frais sous Excel, c’est un modèle rempli chaque mois par le salarié, imprimé, agrafé aux tickets, puis validé et ressaisi par la comptabilité.
- Ce circuit égare des justificatifs, applique souvent un taux kilométrique fixe, alors que le barème dépend des kilomètres parcourus sur l’année, et retarde les remboursements.
- Un outil de notes de frais fait photographier le ticket au moment de la dépense, applique vos règles, organise la validation et prépare l’export comptable.
- Pour ce processus, un logiciel du marché suffit souvent. Le sur mesure n’a de sens que si les frais doivent se rattacher à vos chantiers, vos tournées ou vos affaires.
Le fichier typeLes colonnes d’une note de frais Excel.
Un modèle par salarié et par mois, souvent créé il y a des années et recopié depuis.
| Colonne | Comment elle est remplie | Dans un outil de notes de frais |
|---|---|---|
| Date et nature | Repas, hôtel, péage, parking, carburant, tapés à la main | Une catégorie choisie, avec vos plafonds internes |
| Montant TTC et TVA | Recopiés depuis le ticket, TVA souvent laissée vide | Lus sur la photo du ticket, vérifiés par le salarié |
| Client ou projet | Une abréviation, quand on y pense | Une affaire ou un chantier choisi dans une liste |
| Kilomètres | Distance estimée, multipliée par un taux fixe | Un trajet saisi, une distance calculée, le barème de l’année appliqué |
| Justificatif | Un numéro qui renvoie au ticket agrafé | La photo du ticket, rattachée à la ligne |
| Visa et remboursement | Signature du responsable, date du virement | Une validation tracée et un statut de remboursement |
Les règlesCe que disent l’Urssaf et le Code de commerce.
L’Urssaf distingue deux façons de rembourser les frais professionnels d’un salarié : sur la base des dépenses réelles, avec justificatifs, ou par allocations forfaitaires, dans des limites revalorisées chaque année. Rembourser au réel suppose de prouver que le salarié a dû engager ces frais pour son travail, et de produire les justificatifs.
Quand le salarié utilise son véhicule personnel, les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations dans la limite des barèmes publiés chaque année par l’administration fiscale. Elles dépendent du type de véhicule, de sa puissance et du nombre de kilomètres professionnels parcourus sur l’année. Pour les justifier, il faut prouver le déplacement et la distance, et produire la carte grise du véhicule ; sans pièce justificative, les indemnités entrent dans l’assiette des cotisations.
Enfin, le Code de commerce demande de conserver dix ans les documents comptables et leurs pièces justificatives. Cette page résume des règles générales ; elle ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable.
Ce qui coinceOù le fichier perd de l’argent, ou des tickets.
Le ticket disparaît avant la fin du mois
Froissé dans une poche, effacé par le temps : sans ticket, la dépense ne peut plus être remboursée au réel.
Le taux kilométrique est figé
Le fichier applique le même taux toute l’année. Si vous remboursez au barème fiscal, le taux dépend du kilométrage total de l’année : il faut recalculer en fin d’année.
La validation se fait par mail
Le responsable répond « OK » à un fichier joint. Trois mois plus tard, impossible de savoir quelle version il a validée.
La même dépense passe deux fois
Payée avec la carte de l’entreprise, puis reportée sur la note de frais par habitude : seul un rapprochement manuel l’attrape.
La comptabilité ressaisit tout
Chaque ligne est retapée dans le logiciel comptable, avec son compte et sa TVA. Le mois suivant, on recommence.
Les frais ne se rattachent à rien
Impossible de savoir ce que coûtent les déplacements d’un chantier ou d’un client : la note de frais ne le dit pas.
L’outilCe que fait un outil de notes de frais.
- La photo du ticket, prise au moment de la dépense, lue et pré-remplie
- Le calcul des indemnités kilométriques d’après le trajet, le véhicule déclaré et le barème de l’année
- Vos règles internes : plafonds par catégorie, dépenses exclues, justificatif obligatoire
- Le circuit de validation : responsable, puis comptabilité, avec l’historique de chaque décision
- Le rattachement de chaque dépense à un client, un chantier ou une affaire
- L’export comptable au format de votre logiciel ou de votre expert-comptable
- Le rapprochement avec les paiements par carte de l’entreprise
Le choix honnêteUn logiciel du marché, le plus souvent.
La note de frais est un processus très standard. Des logiciels du marché le couvrent, avec application mobile et export comptable. Si votre seul problème est la note de frais, c’est probablement par là qu’il faut commencer.
Nous construisons ce module quand il fait partie d’un outil plus large : un suivi de chantier, un outil de tournées, un outil RH qui gère déjà les déplacements et le télétravail. Les frais se rattachent alors aux bonnes affaires sans double saisie. Faites le point avec le calculateur du coût de l’organisation.
MigrerPasser à l’outil un début de mois.
- 1
Écrire la politique de frais
Plafonds, catégories, règles kilométriques : souvent implicites dans le fichier, elles sont écrites, puis appliquées par l’outil.
- 2
Déclarer les véhicules
Chaque salarié qui utilise son véhicule le déclare une fois, avec sa puissance fiscale et sa carte grise.
- 3
Caler l’export avec l’expert-comptable
Comptes, codes de TVA, format du fichier : l’export est testé sur un mois réel avant la bascule.
- 4
Basculer un premier du mois
Le mois en cours se termine sur Excel, le suivant commence dans l’outil : aucune note de frais à cheval sur les deux.
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur les notes de frais
L’outil applique-t-il le barème kilométrique tout seul ?
Oui. Il cumule les kilomètres professionnels de l’année, ajuste le calcul à mesure et régularise en fin d’année. Le barème est mis à jour à chaque publication de l’administration fiscale.
Un salarié peut-il saisir ses frais sans réseau ?
Oui. La photo et la saisie sont enregistrées sur le téléphone et envoyées dès que la connexion revient.
Peut-on gérer les avances sur frais ?
Oui : une avance versée est déduite des notes suivantes, et le solde reste visible pour le salarié comme pour la comptabilité.
Pourquoi ne pas acheter directement un logiciel de notes de frais ?
C’est souvent ce que nous vous conseillerons. Le sur mesure ne se justifie que si les frais doivent vivre dans un outil métier, par exemple avec votre planning des équipes ou vos congés et absences.
Pour aller plus loin
Diagnostic · 30 min · Sans engagement
Vos notes de frais, sans enveloppe
30 minutes pour regarder votre circuit actuel et vous dire si un logiciel du marché suffit, ou si les frais doivent rejoindre un outil métier.
Gratuit ⸱ Sans engagement ⸱ Réponse sous 24h