L’essentielEn bref
- Le fichier de tournées liste les points de passage du jour, leur ordre, le chauffeur ou le technicien, et ce qu’il faut livrer ou faire sur place.
- Il est préparé la veille, imprimé ou envoyé en photo, puis il ne bouge plus : un client absent, un véhicule en panne ou une urgence, et la journée se réorganise au téléphone.
- Un outil de tournées propose l’ordre de passage, envoie la feuille de route sur téléphone, enregistre la preuve de passage et montre au bureau où en est chaque tournée.
- Pour des tournées fixes, qui changent peu d’une semaine à l’autre, le fichier reste suffisant.
Le fichier typeCe que contient un fichier de tournées.
Souvent deux onglets : la liste des clients à desservir, et la tournée du jour, recopiée depuis la première.
| Onglet ou colonne | Comment il est rempli | Dans un outil de tournées |
|---|---|---|
| Clients | Adresse, créneau, code d’accès, contact, temps sur place | Des points placés sur la carte, avec leurs contraintes d’accès et d’horaires |
| Ordre de passage | Numéroté à la main, parfois vérifié sur une carte en ligne | Un ordre proposé selon les créneaux, ajustable à la main |
| Chauffeur et véhicule | Un nom en tête de colonne | Une tournée par véhicule, avec sa capacité |
| Chargement | Poids, volume ou nombre de colis, additionnés en bas | Un contrôle de la charge avant le départ |
| Livré ou fait | Coché au retour, d’après le bon papier | Un statut mis à jour sur place, avec l’heure |
| Bon signé | Le papier, rangé dans une bannette | Une signature, une photo et un commentaire rattachés au passage |
Ce qui coinceCe qui se passe une fois le camion parti.
L’ordre est fait de tête
Celui qui connaît le secteur fait un bon ordre. Quand il est absent, les allers-retours se multiplient.
La charge n’est pas vérifiée
Le total du poids ou du volume est en bas de colonne, s’il existe. On découvre au chargement que tout ne rentre pas.
Le client absent se découvre le soir
L’information revient avec le chauffeur. Il faut reprogrammer, rappeler, et le bureau ne l’apprend qu’au retour.
Le bureau répond « il arrive bientôt »
Quand un client appelle, personne ne sait où en est la tournée sans téléphoner au chauffeur.
Les bons papier se perdent
Un bon signé égaré, et la preuve de livraison disparaît au moment d’un litige.
Un imprévu, et tout est à refaire
Une panne ou une urgence : la tournée se redistribue au téléphone, sans trace de qui a repris quel arrêt.
L’outil qui le remplaceLes écrans d’un outil de tournées.
Le calcul d’itinéraire s’appuie sur un service de cartographie existant. Ce que nous construisons, ce sont vos règles et vos écrans.
- La préparation des tournées sur une carte : points du jour, créneaux, capacité des véhicules
- L’ordre de passage proposé, que le planificateur peut modifier avant de publier
- La feuille de route sur téléphone, avec le guidage vers l’arrêt suivant
- La preuve de passage : signature, photo, heure, commentaire, réserves éventuelles
- Le suivi de la journée pour le bureau : tournées en cours, retards, incidents
- L’avis au client : heure d’arrivée estimée, ou nouvelle date en cas de report
- L’historique par client : passages, quantités livrées, incidents
GéolocalisationSuivre une tournée, pas surveiller un salarié.
Suivre la position d’un véhicule pendant la tournée est utile, mais encadré. La CNIL admet la géolocalisation des véhicules des salariés pour des finalités précises, par exemple mieux répartir des prestations à accomplir en des lieux dispersés ou justifier une prestation, mais pas pour contrôler un employé en permanence.
Les salariés doivent pouvoir désactiver la collecte en dehors de leur temps de travail, et les données ne se conservent en principe pas plus de deux mois, un an quand elles servent à optimiser les tournées. Beaucoup d’outils de tournées s’en passent d’ailleurs : le statut saisi à chaque arrêt suffit souvent à savoir où en est la journée.
Rester sur ExcelQuand le fichier suffit pour vos tournées.
Des tournées fixes, les mêmes clients le même jour chaque semaine, un ou deux véhicules : le fichier fait le travail. L’ordre est connu, les chauffeurs aussi.
Les logiciels d’optimisation de tournées du marché sont conçus pour calculer des itinéraires à grande échelle. Un outil sur mesure se justifie quand la tournée n’est qu’une étape : elle part de vos commandes, alimente votre facturation, gère vos consignes ou vos retours. Voyez notre article sur le logiciel logistique sur mesure.
MigrerDu fichier à l’outil, sans arrêter de livrer.
- 1
Nettoyer les adresses
Chaque adresse est vérifiée et placée sur la carte. Les points mal placés sont corrigés avec ceux qui connaissent le terrain.
- 2
Écrire les contraintes
Créneaux, accès poids lourd, jours de fermeture, client à servir en premier : ce que les chauffeurs savent devient une donnée.
- 3
Commencer par une tournée
Un chauffeur volontaire utilise l’outil pendant que les autres gardent le fichier. Ses retours règlent les détails avant d’élargir.
- 4
Brancher les commandes
Une fois les tournées stables, les commandes arrivent directement dans la préparation, sans recopie.
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur les tournées de livraison
Et si le chauffeur n’a pas de réseau ?
La feuille de route est chargée sur le téléphone au départ. Les signatures et les photos prises sans réseau partent dès que la connexion revient.
L’outil convient-il aux tournées de techniciens ou de commerciaux ?
Oui. Le principe est le même : des points à visiter, des créneaux, un compte rendu sur place. Pour des interventions planifiées sur plusieurs jours, voyez aussi la page planning des équipes.
Faut-il un boîtier dans chaque véhicule ?
Non. Le téléphone du chauffeur suffit pour la feuille de route et la preuve de passage. Un boîtier ne se justifie que pour des besoins précis, comme le suivi de la température ou de l’état du véhicule.
Le client peut-il suivre sa livraison ?
Oui, par un message qui annonce l’heure d’arrivée estimée, ou par un portail client qui garde l’historique de ses livraisons et de ses bons signés.
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