L’essentielEn bref
- Beaucoup de PME suivent clients et prospects dans un fichier Excel : une ligne par société, un statut, une date de relance et une colonne de commentaires.
- Ce fichier tient tant qu’un seul commercial s’en sert. À plusieurs, l’historique devient illisible, les relances dépendent de la mémoire de chacun et la direction n’a aucune vue d’ensemble.
- Un CRM sur mesure reprend vos étapes de vente, garde la trace de chaque échange, programme les relances et donne à la direction un tableau de suivi fiable.
- C’est ce que nous avons fait pour Euromedia, dont le pilotage commercial reposait sur des fichiers Excel.
Le fichier typeLes colonnes d’un CRM sous Excel.
Le fichier commence comme une liste de contacts. Puis on ajoute une colonne à chaque nouveau besoin.
| Colonne | Ce qu’elle devient avec le temps | Dans un CRM sur mesure |
|---|---|---|
| Société, contact, téléphone, email | Un contact par ligne, donc la même société sur plusieurs lignes | Une fiche société qui regroupe tous ses contacts |
| Source | « Salon », « site », « bouche-à-oreille », écrits de dix façons | Une liste fermée, qui permet de mesurer chaque source |
| Statut | Prospect, en cours, client, perdu, selon l’humeur du jour | Vos étapes de vente, dans un tableau en colonnes |
| Dernière action et prochaine relance | Deux dates mises à jour quand on y pense | Des tâches datées, rappelées au bon commercial |
| Montant estimé | Un chiffre jamais actualisé | Le montant de chaque affaire, et la prévision qui en découle |
| Commentaires | Une cellule où l’historique s’empile, daté à la main | Un fil d’échanges : appels, mails, visites, comptes rendus |
| Commercial | Des initiales, ou un fichier par commercial | Un responsable par compte, avec des règles d’attribution |
Ce qui coinceLes signes que votre fichier freine les ventes.
La cellule Commentaires déborde
Des années d’échanges dans une seule cellule. Pour savoir où en est un client, il faut tout relire.
Les relances vivent dans les têtes
La colonne « prochaine relance » n’envoie aucun rappel. Une affaire tiède refroidit sans que personne s’en rende compte.
Un commercial part avec son fichier
Chacun tient sa version. Quand quelqu’un quitte l’entreprise, son historique client part avec lui, ou dort dans un dossier.
La direction demande un point
Combien d’affaires en cours, à quelle étape, pour quel montant ? La réponse se construit à coups de filtres et de tableaux croisés, et elle est fausse le lendemain.
Les doublons brouillent tout
« Durand SA », « DURAND », « Ets Durand » : trois lignes, trois historiques, et deux commerciaux qui appellent le même client.
Personne ne sait quoi effacer
Les prospects d’il y a dix ans sont toujours là. Le RGPD demande pourtant une durée de conservation, et un fichier ne la surveille pas.
Un cas réelEuromedia : d’Excel à un CRM construit pour ses ventes.
Euromedia vend des équipements d’impression grand format aux professionnels. Ses cycles de vente sont longs, et son pilotage commercial reposait sur des fichiers Excel.
Nous avons construit son CRM autour de sa façon de vendre : un pipeline en colonnes, une fiche compte complète, les comptes rendus de visite, des analyses pour la direction et des règles d’attribution des leads. L’étude est en ligne sur la page Euromedia.
L’outil qui le remplaceCe que contient un CRM sur mesure.
- Le tableau des affaires en colonnes, une colonne par étape de votre cycle de vente
- La fiche société : contacts, affaires, devis, échanges et documents au même endroit
- Les comptes rendus de visite, saisis sur téléphone en sortant du rendez-vous
- Les relances, programmées et rappelées au bon commercial le bon jour
- L’attribution des nouveaux contacts selon vos règles : secteur, zone, taille
- Les tableaux de la direction : affaires en cours, taux de transformation, prévision
- La durée de conservation suivie pour chaque prospect, avec une alerte à l’échéance
ChoisirExcel, CRM du marché ou CRM sur mesure ?
Un commercial, quelques dizaines de comptes actifs, un cycle de vente court : un fichier bien tenu suffit, surtout si une seule personne le modifie.
Les CRM du marché sont de bons outils quand votre cycle de vente ressemble à celui qu’ils proposent. Le sur mesure se justifie quand vos commerciaux reviennent à Excel parce que le CRM impose ses étapes, ou quand le suivi commercial doit se brancher sur vos devis, votre planning ou votre production. Voyez notre page CRM sur mesure.
MigrerReprendre le fichier sans perdre l’historique.
- 1
Dédoublonner les sociétés
Nous regroupons avec vous les lignes qui désignent la même société, avant tout import.
- 2
Découper la cellule Commentaires
Chaque entrée datée devient un échange dans l’historique. Ce qui n’a pas de date reste une note sur la fiche.
- 3
Transformer les statuts en étapes
Vos statuts deviennent les colonnes du tableau des affaires ; les libellés approximatifs sont rangés dans la bonne.
- 4
Importer les relances à venir
Les dates de relance futures deviennent des tâches, attribuées au bon commercial dès le premier jour.
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur le suivi clients sous Excel
Combien de temps peut-on garder les données d’un prospect ?
La CNIL recommande trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect, et pour un client, à des fins de prospection, trois ans après la fin de la relation commerciale. Ces référentiels ne sont pas contraignants, mais un écart doit pouvoir se justifier. L’outil peut signaler les fiches arrivées à échéance.
Les mails peuvent-ils remonter dans la fiche client ?
Oui, avec Outlook comme avec Gmail, les échanges avec un client peuvent être rattachés à sa fiche. Nous définissons avec vous ce qui remonte, pour ne pas noyer l’historique.
Nos commerciaux sont souvent sur la route : le CRM est-il utilisable sur téléphone ?
Oui. La fiche client, le compte rendu de visite et les relances sont pensés pour un téléphone, entre deux rendez-vous.
Peut-on relier le CRM à nos devis ?
Oui : un devis créé depuis une affaire en reprend le client et le montant, et son acceptation fait avancer l’affaire. Voyez la page devis sous Excel.
Pour aller plus loin
Sources
Vérifiées le 16 octobre 2026.
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