L’essentielEn bref
- Un extranet fournisseurs est un espace sécurisé où vos fournisseurs et sous-traitants consultent vos commandes, confirment quantités et délais, et déposent leurs documents.
- Il remplace les relances par mail et par téléphone : chaque commande a son accusé, chaque retard se signale avant la date promise, chaque document a sa date de fin de validité.
- Il aide à tenir l’obligation de vigilance : selon Service Public, l’attestation de vigilance doit être présentée pour tout contrat d’au moins 5 000 € hors taxes, et elle est valable 6 mois.
- C’est l’inverse d’un portail client : ici, ce sont vos fournisseurs qui se connectent. Avec quelques fournisseurs réguliers, une messagerie bien rangée suffit souvent.
ProblèmeCe que vous coûtent les relances fournisseurs.
Un service achats peut passer beaucoup de temps à demander : une confirmation, une date, un document. Six situations reviennent souvent.
L’accusé de commande se perd
La confirmation arrive par mail, dans la boîte d’une personne absente. La commande est-elle acceptée ? On rappelle pour le savoir.
Le retard se découvre au quai
Le fournisseur savait depuis des jours que la date ne tiendrait pas. Vous l’apprenez quand le camion n’arrive pas.
Les attestations expirent sans bruit
L’attestation de vigilance d’un sous-traitant est périmée depuis des semaines. Personne ne l’a vu, faute de suivi des dates.
Les certificats dorment dans un dossier
Certificats matière, fiches techniques, déclarations de conformité : ils existent, mais retrouver celui d’un lot livré devient une recherche à part entière.
Les écarts de facture se règlent au téléphone
Prix différent de la commande, quantité facturée supérieure à la quantité reçue : chaque écart demande un échange, puis un avoir.
Une personne connaît tous les fournisseurs
Les contacts, les habitudes, les promesses en cours : tout est dans sa messagerie. Son absence ralentit tous les achats.
Ce qu’il contientCe que voit un fournisseur connecté.
Chaque fournisseur n’accède qu’à ses commandes et à ses documents. Les rubriques suivantes se règlent selon le type de fournisseur : un transporteur ne voit pas ce que voit un sous-traitant.
- Ses comptes et ses contacts : qui confirme les commandes, qui dépose les documents, qui reçoit les relances
- Ses commandes ouvertes : lignes, quantités, prix convenus, date souhaitée, conditions particulières
- L’accusé de commande en ligne : accepter, proposer une autre date ou une autre quantité, refuser une ligne avec un motif
- Le suivi des délais : date confirmée, rappel avant l’échéance, retard déclaré avec sa nouvelle date
- L’avis d’expédition : bon de livraison, lots, numéro de suivi, pour préparer la réception avant l’arrivée du camion
- Les documents demandés : attestations, assurances, certificats, chacun avec sa date de fin de validité
- Les échanges par commande : messages et pièces jointes rattachés à la ligne concernée, plus de fils perdus
- Les factures : rapprochées de la commande et de la réception, écarts signalés avant le paiement
- Le taux de service : dates promises et dates réelles, calculées par fournisseur, visibles par vous et par lui
Les documentsChaque document, suivi jusqu’à sa fin de validité.
Le plus utile d’un extranet fournisseurs tient souvent dans ce tableau : savoir, à tout moment, quel document manque, et lequel va expirer.
| Document | Ce qu’il atteste | Ce que fait l’outil |
|---|---|---|
| Attestation de vigilance (Urssaf) | Le fournisseur est à jour de ses obligations sociales | La demande à la signature du contrat, rappelle son renouvellement avant la fin de validité, garde chaque version |
| Extrait d’immatriculation | L’existence de l’entreprise | Le demande à l’entrée en relation, puis selon la règle que vous fixez |
| Attestations d’assurance | Les garanties du fournisseur | Suit l’échéance et relance avant la date |
| Certificats matière ou de conformité | La conformité d’un lot livré | Les rattache au lot et à la réception, pour les retrouver en une recherche |
| Fiches techniques | Les caractéristiques d’un produit | Garde la version en vigueur, archive les précédentes |
| Factures | Le montant dû | Les rapproche de la commande et de la réception avant validation |
Le cadreL’obligation de vigilance, sans tableur de suivi.
Selon la fiche Service Public Entreprendre, l’attestation de vigilance, délivrée par l’Urssaf, permet à une entreprise de prouver qu’elle est à jour de ses obligations sociales. Elle doit être obligatoirement présentée pour tout contrat d’un montant égal ou supérieur à 5 000 € hors taxes. Elle est valable 6 mois et doit donc être renouvelée périodiquement, pendant toute la durée de la prestation. Son authenticité peut être vérifiée sur le site de l’Urssaf.
Dans sa version vérifiée le 6 juillet 2026, la même fiche annonce que l’obligation du donneur d’ordre sera renforcée pour les chaînes de sous-traitance : elle s’étendra à l’ensemble des sous-traitants qui interviennent, après la parution d’un décret, et au plus tard le 27 décembre 2026. Vérifiez avec votre conseil si ce décret est paru.
L’extranet demande l’attestation au bon moment, garde chaque version datée, relance avant la fin de validité et vous signale le fournisseur dont le dossier est incomplet. La vérification reste votre décision : l’outil la rappelle et la trace. Cette page ne remplace pas l’avis de votre juriste ou de votre expert-comptable.
ComparatifMessagerie, portail d’éditeur ou sur mesure ?
Si votre ERP ou votre logiciel d’achats propose déjà un portail fournisseurs, regardez-le d’abord : il partage la même base que vos commandes.
| Critère | Mails et dossier partagé | Portail fournisseurs d’un éditeur | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Mise en route | Immédiate | Rapide si votre logiciel le propose | Après cadrage et développement |
| Accusés et délais | Dans les boîtes de chacun | Selon le modèle de l’éditeur | Vos étapes, vos tolérances, vos relances |
| Documents et validités | Un dossier, des dates à surveiller | Selon les champs prévus | Votre liste de documents, par type de fournisseur |
| Pour le fournisseur | Rien à apprendre | Un portail de plus, pensé pour tous les clients de l’éditeur | Les seuls écrans dont il a besoin, sans application à installer |
| Coût | Du temps passé à relancer | Abonnement ou module, selon la grille de l’éditeur | Prix ferme, sans licence par utilisateur |
| Le bon choix quand | Peu de fournisseurs, peu de commandes | Le portail de votre logiciel couvre vos documents et vos étapes | Vos documents, vos sous-traitants ou vos outils sortent de ce cadre |
Votre situationAutour de vos achats, pas à leur place.
L’extranet ne remplace pas votre logiciel d’achats : il s’y branche. Les commandes viennent de lui, les confirmations y retournent.
- Garder l’ERP, ouvrir ses commandes aux fournisseurs : les accusés et les nouvelles dates remontent dans l’ERP sans ressaisie
- Préparer la réception : l’avis d’expédition annonce les lots et les quantités au magasin, relié à votre logiciel de stock
- Suivre les sous-traitants par chantier : documents, attestations et intervenants rattachés à chaque chantier
- Recevoir les factures dans le bon circuit : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 ; l’extranet ne remplace pas votre plateforme agréée, il rapproche la facture de la commande. Voir notre guide de la facture électronique
- Ne pas confondre avec le portail client : pour vos clients, c’est un portail client sur mesure, avec ses propres écrans et ses propres droits
Être honnêteQuand ne pas le faire.
Si vous travaillez avec une poignée de fournisseurs réguliers, une boîte mail partagée, un dossier par fournisseur et un rappel de calendrier pour les attestations suffisent souvent.
Vos plus gros fournisseurs ne se connecteront peut-être pas : ils ont leurs propres portails, ou échangent leurs commandes en EDI. L’extranet sert alors surtout aux fournisseurs et sous-traitants plus petits, et les gros entrent par import. Mieux vaut le savoir avant de lancer le projet.
Si le portail fournisseurs de votre ERP couvre vos documents et vos étapes, activez-le plutôt que d’en construire un autre.
Votre extranet fournisseurs en production, en 4 étapes.
01
Cadrage avec les achats
Nous reprenons avec vos acheteurs le parcours d’une commande, de l’envoi au paiement, et la liste des documents à exiger selon le type de fournisseur.
OffresConstruit avec vous. Amélioré à l’usage. À vous à 100 %.
Pas de surprise, pas de dépendance : vous gardez le code, et nous restons à vos côtés après la mise en ligne si vous le souhaitez.
L’extranet fournisseurs
relié à vos achats.
Une plateforme conçue pour votre métier, pas un template. Multi-utilisateurs, intégrations, logique métier : le périmètre exact se définit pendant le diagnostic.
Un prix ferme, fixé avec vous
Défini en 30 min de diagnostic : projet et évolutions inclus, sans surcoût
Questions fréquentesLes questions qu'on nous pose sur l’extranet fournisseurs
Combien coûte un extranet fournisseurs sur mesure ?
Le prix dépend du périmètre : nombre de types de fournisseurs et de documents, étapes de confirmation, connexion à votre ERP ou à votre logiciel d’achats, reprise de vos fournisseurs. Nous fixons un prix ferme pendant le diagnostic, et il ne bouge plus.
Ce prix couvre le cadrage, le design, le développement, la mise en production et les évolutions qui suivent. Pas de licence par utilisateur : inviter un fournisseur de plus ne coûte rien de plus.
Nos fournisseurs vont-ils vraiment s’en servir ?
Ceux qui y gagnent, oui : un lien par mail ouvre directement la commande à confirmer, sans application à installer. Nous testons les écrans avec deux ou trois fournisseurs avant de les généraliser, et l’extranet accepte encore le mail pendant la transition.
L’outil vérifie-t-il lui-même les attestations de vigilance ?
Il les suit, il ne décide pas à votre place. L’extranet demande l’attestation, contrôle sa date, relance avant la fin de validité et vous signale les dossiers incomplets. Selon Service Public, l’authenticité de l’attestation peut être vérifiée sur le site de l’Urssaf : l’outil vous le rappelle et garde la trace de la vérification.
Quelle différence avec un portail client ?
Le sens de la relation. Un portail client sert vos clients (suivi de dossier, documents, demandes) ; un extranet fournisseurs sert vos achats (commandes, délais, documents fournisseurs). Les deux peuvent partager le même socle technique, avec des droits séparés. Voir notre portail client sur mesure.
Peut-on reprendre notre fichier fournisseurs et nos commandes en cours ?
Oui, la reprise fait partie du projet : fournisseurs, contacts, commandes ouvertes, documents déjà reçus avec leurs dates. Les commandes en cours apparaissent dans l’extranet dès l’invitation du fournisseur.
Les données de nos fournisseurs sont-elles protégées ?
Oui. Chaque fournisseur ne voit que ses commandes et ses documents, chaque action est tracée, et les données sont hébergées dans l’Union européenne. Le code et les données sont à vous.
Cas d’usageLes autres outils métier que nous construisons
- CRM sur mesureVos étapes de vente, l’attribution des leads et les KPI de la direction, dans un seul outil.
- Devis et facturation sur mesureDes devis calculés avec vos règles de prix, transformés en facture sans ressaisie.
- Portail client sur mesureUn espace où vos clients suivent leurs dossiers et retrouvent leurs documents.
- ERP sur mesureVentes, achats, stock et production dans un outil connecté à votre comptabilité.
- Tableau de bord sur mesureVos indicateurs calculés à la source, à jour sans export.
- Outil de planification sur mesureVos équipes, interventions et ressources planifiées avec vos règles.
- Gestion de stock sur mesureLots, dates limites, kits et dépôts suivis avec vos règles, branchés sur votre ERP.
- GMAO sur mesureVos équipements, plans de maintenance et interventions, avec leur historique.
- Application terrain sur mesureBons, photos et signatures saisis sur place, même sans réseau.
- Intranet sur mesureAnnuaire, documents, procédures et demandes internes, au même endroit.
- Automatisation sur mesureVos outils reliés entre eux, sans ressaisie, avec un journal de chaque échange.
Pour aller plus loin
Diagnostic · 30 min · Sans engagement
Vos fournisseurs, sans relances
30 minutes pour regarder vos commandes, vos relances et vos documents fournisseurs, et vous dire si un extranet se justifie chez vous.
Gratuit ⸱ Sans engagement ⸱ Réponse sous 24h